06 - 51 60 03 80

Overzicht in je mailbox

Een overvolle inbox. Alle mailtjes staan door elkaar. De nieuwsbrieven tussen je belangrijke zakelijke mailjes. De (b)cc-tjes tussen je opdrachten. Je hebt totaal geen overzicht en je voelt hoge werkdruk, stress, misschien wel paniek. Omdat je geen overzicht hebt. Omdat je nog zoveel moet doen. Tenminste dat denk je, je weet het niet zeker, want alles staat door elkaar. Je weet niet wat belangrijk is en wat niet.

Hoe ziet je mailbox eruit?

Vaak zie ik dat klanten enorm veel mappen, submappen en sub-submappen hebben. Als ik dan vraag hoe vaak ze deze mappen raadplegen, dan is een veel voorkomend antwoord: ‘Bijna nooit’. Veel gebruiken het als een soort archief. ‘Je weet maar nooit of je het nog eens nodig hebt’. Heel vaak is het ‘nooit’. En toch vullen we regelmatig de mappen met nieuwe mailtjes. En mocht je dan toch nog een mailtje nodig hebben, weet jij dan nog in welke map die zit?

Wat ik ook regelmatig tegenkom is dat klanten hun inbox als archief gebruiken. Mailtjes blijven gewoon in de inbox staan. Duizenden mailtjes. De afgehandelde mailtjes, de nieuwe mailtjes, de nog te behandelen mailtjes, de mailtjes die eigenlijk verwijderd kunnen worden, alles staat door elkaar. Het is niet ondenkbaar dat  je niet alle mailtjes in behandeling neemt.

Hoe krijg je overzicht in je mailbox?

Hieronder een aantal praktische tips die je direct kunt toepassen.

⇒ Overzicht in je mailbox krijg je door een eenvoudige mappenstructuur aan te maken in je mailbox. Hoe minder mappen hoe meer overzicht.

De basismappen zijn:

  • Actie –>
  • Lezen/Kijken
  • Wachten op
  • Archief (eventueel)

Maak filters/regels aan.
Door gebruik te maken van filters/regels zorg je ervoor dat bepaalde mailtjes direct in de daarvoor bestemde map komen. Zonder in je inbox te verschijnen. Je kunt dus bijvoorbeeld al je nieuwsbrieven direct in je map ‘Nieuwsbrieven’ laten binnenkomen. Hierdoor ‘vervuilt’ je inbox niet.

Meld je af voor de nieuwsbrieven die je toch nooit leest.
Het is vaak een gewoonte om de nieuwsbrieven waarin je niet meer geinteresseerd bent gewoon te deleten. Maar maak er eens even tijd voor vrij om je uit te schrijven voor die nieuwsbrieven. Kijk eens oprecht naar de nieuwsbrieven en vraag jezelf af of je ze überhaupt nog wel wilt ontvangen. Vaak hebben nieuwsbrieven betrekking op onderwerpen waar je ooit mee bezig was. Die toen je interesse hadden. Maar nu niet meer. Afmelden/uitschrijven dus!

Stuur zelf minder mailtjes, dan krijg te er zelf ook minder.
Ja, klinkt logisch hè?! Bel iemand even op, als je iets wilt weten. Of stuur een appje. Ga even persoonlijk langs. Dat kan een hoop mailverkeer schelen.

Gebruik 1 e-mailprogramma voor al je e-mailadressen.
Als je verschillende e-mailadressen hebt, zorg er dan voor dat ze in 1 e-mailprogramma binnenkomen. Regelmatig zie ik bij klanten dat zij voor hun verschillende mailadressen, aparte programma’s hebben. Gmail, webmail, outlook. Hierdoor moet je elke keer een ander programma openen om de e-mail te verwerken. Laat alles op 1 plek binnenkomen, zodat je in één oogopslag kunt zien, wat en hoeveel mail je moet afhandelen.

⇒ Plan 2x per dag tijd in om je mail te verwerken. Mailtjes die in in 2 minuten kunt afhandelen gelijk afhandelen. De mailtjes die langer nodig hebben naar je ‘Actiemap’ of je aparte takenlijst, waar je prioriteit kunt aanbrengen.

Wil je nog meer handige tips en het direct toepassen? Schrijf je dan direct in voor de workshop: Overzicht in je mailbox. Of neem contact met me op voor een 1-op-1-sessie, waarin we in 2,5 uur overzicht aanbrengen in jouw mailbox.

Micky van Houten Professional Organizer | 06 – 51 600 380 |